Armamos esta guía con la finalidad de poder ayudar a otras instituciones del país que tengan problemas para iniciar el trámite o que no sepan que como institución educativa, cuentan con toda la suite de Google de manera totalmente gratuita.
Se divide en cinco partes:
- Google Suite para Educación – Introducción, relevamientos y primeros pasos para dominio EDU.AR Argentina – Parte I
- Google Suite para Educación – Configuración básica del tenant MX, SPF y DKIM – Parte II
- Google Suite para Educación – Configuración Organizacional, carga de usuarios y grupos – Parte III
- Google Suite para Educación – Configuración de Classrooms – Parte IV
- Google Suite para Educación – Configuración Complementaria – Parte V
Desde virtualcenter pudimos asesorar e implementar esta plataforma en un establecimiento educativo público argentino, y nos gustaría compartir nuestra experiencia, ya que asistimos desde cero para armar la estructura organizacional y el proceso de onboarding de alumnos, docentes y clases. Esta institución cuenta con aproximadamente 1500 cuentas, siendo unos 200 docentes y 1300 alumnos.
Esta guía fue armada con el fin de poder ayudar a otras instituciones a mantener un ambiente organizado, con capacidades de permisos por departamentos y de restricciones para alumnos que puede ser escalable a cualquier cantidad de usuarios.
Pasamos primero a enumerar por que elegimos Google Suite como plataforma
Beneficios de Google Suite:
- Gmail
- Classrooms con aulas ilimitadas
- Drive con espacio ilimitado
- Herramientas de colaboración federadas
- Facilidad de uso
Con este plan en mente, tendremos una breve checklist que nos permitirá que el proceso de implementación sea lo mas sencillo posible.
- Documentación de la escuela que avale a la misma (ARIU)
- CUE de la Escuela (ARIU)
- Datos del directivo a cargo (ARIU)
- Nota firmada por el directivo (ARIU)
- Plataforma de hosting y manejo básico de DNS (ARIU/Google Suite)
- Un site básico de la institución (Google Suite)
- Listado de áreas en la institución (Google Suite)
- Listado de Docentes, Directivos, Preceptores, etc, con este formato (Google Suite)
- Nombre, Apellido, correo personal, teléfono, correo de la institución, Departamento (sera usada después para definir la unidad organizacional), DNI (opcional)
- Se recomienda utilizar Google Forms para que cada docente cargue información actualizada. La misma será luego validada por alguien de la institución.
- Nombre, Apellido, correo personal, teléfono, correo de la institución, Departamento (sera usada después para definir la unidad organizacional), DNI (opcional)
- Listado de cursos y divisiones
- Listado de Alumnos, con este formato (Google Suite)
- Nombre, Apellido, curso, división, DNI (opcional)
- Por lo general esta información esta a disponibilidad de los preceptores o del departamento de alumnos
- Nombre, Apellido, curso, división, DNI (opcional)
- Referente técnico de la institución o encargado de Estudiantes para Altas/Bajas/Modificaciones de usuario
Dominio EDU – Argentina
Para poder obtener el beneficio de Google Suite para Educación de manera gratuita, el establecimiento debera contar con un dominio edu.ar
El tener un correo bajo un dominio edu.ar nos da acceso a los siguientes beneficios, entre otros:
- Licencias de Office gratuitas (Excel, Word, Powerpoint) – Link
- Creditos en Microsoft Azure para cloud computing (Similar a AWS) – Link
- Creditos en AWS Educate – Link
- Toda la Suite de Autodesk (Autocad, Inventor, etc) – Link
En Argentina, el organismo que se encarga de registrar y delegar estos dominios es la ARIU – Asociación de Redes de Interconexión Universitaria.
Deberemos contar con el CUE en el caso de que la escuela o universidad sea publica, o con CUIT si es privada.
Necesitaremos los datos del directivo a cargo, y también la documentación que avale a la escuela como tal.
Debido a la pandemia COVID19, la ARIU permite enviar esta documentación de manera digital, pero si requiere que la misma sea enviada en formato físico una vez que se termine la misma.
En primer lugar, vamos a crear una nueva zona de DNS que pueda ser consultada públicamente. Puede leer mas aqui acerca de DNS
Creamos la zona, y dejamos un registro A creado. La ARIU va a consultar estos DNS para validar que la zona esta registrada y funcionando.
Vamos a ir a este sitio y crearemos un nuevo requerimiento.
Completamos los datos, teniendo en cuenta:
Un nombre representativo para el dominio
Este nombre debera ser representativo para la escuela y que no sea generico. Por ej EESTN1.edu.ar no lo van a autorizar, pero si EESTN1Localidad.edu.ar
Una descripcion concisa y detallada del rol de la escuela
No poner “Escuela”, trate de detallar la funcion del establecimiento. Por ej: Escuela de educacion primaria
Formato para los servidores de DNS
Una vez submitido el formulario, recibira un correo en la casilla del contacto tecnico.
Contestar pedido de alta
Este correo deberá responderse a la misma casilla sin agregados – cuando haga click en responder, se le agregara al mismo el header del mail anterior, por lo que deberá eliminarlo y dejar únicamente el texto original que recibió en el primer correo.
Ej de como debería quedar:
Presentación de documentación
La ARIU se pondrá en contacto con el encargado técnico para solicitar la documentación que avale a la institución como tal. Si presentamos todo lo necesario, nos habilitaran el dominio.
El tiempo aproximado para todo el tramite de alta es de aproximadamente 4 días.
Deberemos enviar la documentación por correo tradicional una vez que la cuarentena sea levantada.
Ya estamos listos para pedir el alta en Google Suite.