Google Suite para Educación – Configuración Organizacional, carga de usuarios y grupos – Parte III

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Unidad Organizacional (OU)

Procedemos a crear las unidades organizacionales de la institucion (OU) basandonos en los departamentos que tenga la misma.

Recomendamos utilizar una jerarquia alineada con los departamentos:

  • Administracion
    • Equipo de Conduccion
  • Alumnos
    • 2020
      • 1
      • 2
      • 3
  • Profesores
    • Exactas
    • Talleres
    • Etc.

Definir estas OUs nos ayudara mas adelante a poder habilitar o deshabilitar servicios basados en las mismas, y nos simplificara poder suspender masivamente usuarios cuando estos egresen.

Por ej, con el cambio del año lectivo, se pasara a suspender la ultima division (egresantes) y a renombrar la base de las anteriores.

Vista de las OUs

 

Alta Usuarios

Antes de hacer las altas se debera definir un standard de nombres de usuario.

Dependiendo el tamaño de la organizacion, pueden producirse conflictos con personas que tienen el mismo apellido y las mismas iniciales.

Se decide dejar el dominio de la escuela para los docentes, utilizando las iniciales de los nombres y el apellido:

Para los alumnos, se cambia la nomenclatura ya que puede suceder que los alumnos compartan las iniciales y apellido. Se pasa a utilizar el primer nombre completo, primer letra del segundo nombre y apellido, mas un subdominio de la escuela, ya que en caso de querer impersonar a alguien del plantel tendrá de sufijo: @alumno.escuela.edu.ar

Pasaremos a cargar masivamente usuarios mediante un archivo CSV.

Vamos al panel de usuarios

Elegimos la opcion de “Subir usuarios de forma masiva”

Bajamos la plantilla CSV

 

Procedemos a llenar la misma con la informacion relevada en el Paso I de la guia, con las siguientes consideraciones:

  • Se deben completar todas las columnas que tengan [Required]
  • Para contraseña inicial, se puede agregar un sufijo al DNI que se relevo en el primer paso
  • Indicar la OU a la que el usuario pertenece. Se debera utilizar el siguiente formato: /OU Raiz/OU sub/etc. Ej: /Institucion/Profesores/Exactas
  • Completar el correo de recovery y telefono es opcional pero recomendable
  • La columna “Change Password at Next Sign-In” se debera poner en TRUE usuario por usuario para que pida cambio de contraseña al primer logeo

Se adjunta el archivo de CSV con datos de referencia VC_Template_Usuarios

Una vez tengamos todos los usuarios cargados, se pueden enviar los usuarios de la siguiente manera:

  • Docentes
  • Alumnos
    • Se puede enviar planillas por division, conteniendo unicamente nombre, apellido, y direccion de correo al preceptor o referente del area

 

Adjuntar el CSV y dar click a Subir

 

Alta Grupos de Distribucion

Pasamos a crear los grupos de distribucion

Los grupos de distribucion son, como lo dice el nombre, una manera de distribuir a un grupo de usuarios correos, asignar permisos, y ademas en nuestro caso, de poder asignar clases a toda una division.

 

Creamos los grupos siguiendo este instructivo, adjuntando un propietario al mismo, como por ejemplo el directivo.

Pasamos a preparar grupos de distribución. Se arman los grupos teniendo en cuenta:

  • Tienen que ser sencillos de buscar
  • Tienen que poder subdividir cursos en subdivisiones
  • Tienen que ser privados para que personas externas a la organización no puedan contactar a los alumnos

Es una manera sencilla y efectiva de poder comunicarse con toda la división.

Se arman los grupos con la siguiente nomenclatura:

Al final del año lectivo se renombran los grupos, OUs y se relevan los repitentes o los que ya no están mas en la escuela

Pasamos a crear un grupo yendo al siguiente enlace.

Completamos los datos, incluyendo un Propietario para el grupo

Elegiremos la opcion de equipo para el grupo:

 

 

Puede leer mas sobre grupos y permisos haciendo click aqui

 

Cargar usuarios a grupos

Para agregar masivamente usuarios, no es necesario entrar grupo por grupo.

Se accede a uno de los grupos y se elige la opcion “Subir miembros de forma masiva”

 

Esta plantilla es diferente a la de usuarios.

Ejemplo de carga de CSV para grupos – se pueden cargar alumnos a todos los grupos que haya creado sin necesidad de cargar multiples CSV.

 

VC_Template_Groups

Adjuntar el CSV y dar click a Subir

 

Seguimos en la Parte IV

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